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Administrative Assistant Iv - Public Health / Auxiliar Administrativo Iv - Salud Pública

Le Sueur County CareerLe Center, Minnesota
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Job Description

Administrative Assistant IV

Public Health  

Dept/Div:  Public Health/N/A                                                                                                                                                                                                                          FLSA Status:  Non-Exempt

General Definition of Work

Performs intermediate skilled administrative support work acting as the primary administrative support professional for the department and staff, leading several low level programs, assisting customers, and related work as apparent or assigned.  Work is performed under the limited supervision of the Public Health Director. 

Qualification Requirements

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function satisfactorily.  The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required.  Reasonable accommodations may be made to enable an individual with disabilities to perform the essential functions. 

Essential Functions

  • Performs general clerical and administrative support duties for the director, supervisors and staff; composes letters; develops and designs forms, brochures, flyers, records and reports; transcribes and takes minutes of meetings or hearings; copies materials; maintains filing systems and electronic data management system (EDMS) by scanning and indexing documents to the applicable program.
  • Manages and orders  office supplies and forms.
  • Responds to and assists walk-ins and  telephone inquiries; forwards  customers to the appropriate staff member or program.
  • Manages low-level program needs including administration, record keeping and correspondence.
  • Processes and assists with managing forms, applications and other documents by reviewing completed forms for completeness, verifying information, performing necessary calculations and performing data entry in compliance with local, state and federal regulations.
  • Prepares forms, listings, information and statistical reports or documents by gathering, receiving and compiling required data from several sources; compares information to verify accuracy and formats data; forwards information requests to applicable party including internal and external agency requests.
  • Performs cashiering duties; collects, verifies, accepts and records payments, tenders receipts and balances deposits. Provides back up to the Medical Billing & Grant Specialist.
  • Bilingual staff will use their skills to greet and communicate with customers on the telephone and at the check in window; provide back up and interpret for WIC, Waiver, and Family Health clients when the Family Services Collaborative (FSC) Interpreter is not available and occasionally assist other county departments with interpreting both verbally and written forms.  Translates forms that are written in English to Spanish.
  • Delegated Case Aide activities including administrative support to clients and case managers.  Prepare and process forms, applications and other paperwork including updating care plans and entering service agreements and screening documents.  Prepare case files and reports for new clients, assessments and reassessments.  Maintain files, complete administrative tasks, communicate with case managers, clients and outside agencies. Assist case managers with referrals, coordinating transportation and ordering supplies/equipment for clients.  Compiles data for state and health plan audits.
  • Maintains confidentiality; follows and understands HIPAA and data privacy laws and policy.
  • Designated Social Media Administrator; maintains and updates the public health webpage and Facebook page.
  • Delegated Public Health Emergency Preparedness duties including MN Responds and MDH (Minnesota Department of Health) Workspace Administrator and 24/7 contact.  Acknowledges Health Alerts and Advisories sent to Public Health by MDH and forwards them to hospitals, clinics and Health Alert Network (HAN) partners; monitors and tracks response rates.
  • Assists the Sanitarian with the administration of the MDH Delegation Agreement by maintaining the database of establishments, processing applications, sending out invoices, collecting payments and balancing deposits; issues licenses and permits after approval by Sanitarian.
  • Schedules appointments for WIC clients and manages client flow during clinic days. Schedules appointments & makes reminder calls for WIC clients and manages client flow during clinic days.
  • Schedules dental appointments and recalls for the Healthy Smiles program; collects Performance Measure data related to rates. Provides administrative support to the Registered Dental Hygienist on clinic days.
  • Assists with office orientation and training for new staff and students.
  • Provides orientation, work direction and oversight to temporary clerical employees as needed.
  • Participates in Continuous Quality Improvement (QI) and Performance Management (PM) activities; works to achieve Health Equity by addressing the social determinants of health. 

Knowledge, Skills and Abilities

Thorough knowledge of county policies, procedures and guidelines; comprehensive skill operating standard office equipment and related hardware and software including Microsoft Word, Excel, Publisher, Access; HUBERT (WIC), MN-ITS, MMIS, MIIC (Immunizations registry), CHAMP (clinical software), CATCH (C&TC), FAP (Follow Along Program), Application Extender, Bridgeview (BC/BS), MnCHOICES, MnSP, Infoview, One Call Now; thorough skill using standard accounting software; thorough skill creating reports, records, files and billing statements according to predetermined standards; thorough skill composing publications and correspondence; thorough skill collecting and organizing information into an understandable format; ability to compute rates, ratios and percentages; ability to work with customers with varied backgrounds; ability to establish and maintain effective working relationships with staff, and the general public: Ability to speak Spanish highly desired. 

Education and Experience

High school diploma or GED and moderate experience working in a clerical support role, or equivalent combination of education and experience. 

Physical Requirements

This work requires the occasional exertion of up to 50 pounds of force; work regularly requires sitting, speaking or hearing, using hands to finger, handle or feel and repetitive motions, frequently requires standing and reaching with hands and arms and occasionally requires walking, climbing or balancing, stooping, kneeling, crouching or crawling, pushing or pulling and lifting; work has standard vision requirements; vocal communication is required for expressing or exchanging ideas by means of the spoken word; hearing is required to perceive information at normal spoken word levels; work requires preparing and analyzing written or computer data, operating machines and observing general surroundings and activities; work occasionally requires exposure to outdoor weather conditions, wearing a self contained breathing apparatus, exposure to bloodborne pathogens and may be required to wear specialized personal protective equipment and exposure to communicable diseases; work is generally in a moderately noisy location (e.g. business office, light traffic).

 Special Requirements

Applicable training to obtain department level knowledge will be provided. 

Other Requirements 

The incumbent may encounter not public data in the course of these duties. Any access to not public data should be strictly limited to accessing the data that are necessary to fulfill the employment responsibility. While data are being accessed, incumbent should take reasonable measures to ensure the not public data are not accessed by individuals without a work reason. Once the work reason to access the data is reasonably finished, incumbent must properly store the not public data according to the provisions Ch. 13. If a new work assignment requires access to not public data, the incumbent is permitted to access not public data for the work assignment purposes only. Any access to not public data must be strictly limited to the data necessary to complete the work assignment and after the assignment is completed, the employee’s work assignment no longer requires access.

Minimum Qualifications

  1. High school diploma or GED
  2. Moderate experience working in a clerical support role, or equivalent combination of education and experience.
  3. Some knowledge & experience working in or with public health programs. 
  4. Valid driver's license in the State of Minnesota. 

 

Salary/Benefits: Starting range is $24.92 - $35.23 per hour plus health insurance, life insurance, retirement plan, vacation/sick/holiday pay and many other voluntary benefits.  

Auxiliar Administrativo IV 

Salud pública 

Depto./Div:  Salud pública/N/A

Estado de la FLSA:  No exento 

Definición General de Trabajo 

Realiza el trabajo de apoyo administrativo calificado intermedio actuando como el principal profesional de apoyo administrativo para el departamento y el personal, liderando varios programas de bajo nivel, ayudando a los clientes, y el trabajo relacionado según sea aparente o asignado.  El trabajo se realiza bajo la supervisión limitada del Director de Salud Pública. 

Requisitos de calificación 

Para realizar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada función esencial de manera satisfactoria.  Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, la habilidad y/o la habilidad requerida.  Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que una persona con discapacidades realice las funciones esenciales. 

Funciones esenciales 

  • Realiza tareas generales de oficina y apoyo administrativo para el director, los supervisores y el personal; compone cartas; desarrolla y diseña formularios, folletos, volantes, registros e informes; transcribe y toma actas de reuniones o audiencias; copias de materiales; mantiene los sistemas de archivo y el sistema electrónico de gestión de datos (EDMS) mediante el escaneo y la indexación de documentos al programa correspondiente. 
  • Administra y ordena suministros de oficina y formularios. 
  • Responde y asiste a las consultas sin cita previa y telefónicas; Reenvía a los clientes al miembro del personal o programa apropiado. 
  • Gestiona las necesidades del programa de bajo nivel, incluida la administración, el mantenimiento de registros y la correspondencia. 
  • Procesa y ayuda con la gestión de formularios, solicitudes y otros documentos mediante la revisión de los formularios completados para verificar que estén completos, verificando la información, realizando los cálculos necesarios y realizando la entrada de datos de conformidad con las regulaciones locales, estatales y federales. 
  • Prepara formularios, listados, información e informes o documentos estadísticos mediante la recopilación, recepción y compilación de datos requeridos de varias fuentes; compara la información para verificar la exactitud y formatear los datos; Envía las solicitudes de información a la parte correspondiente, incluidas las solicitudes de agencias internas y externas. 
  • Realiza tareas de cajero; Recoge, verifica, acepta y registra pagos, ofrece recibos y balancea depósitos. Proporciona respaldo al Especialista en Contabilidad. 
  • El personal bilingüe usará sus habilidades para saludar y comunicarse con los clientes por teléfono y en la ventanilla de check-in; proporcionar respaldo e interpretación para los clientes de WIC, Exención, Cuidado en el Hogar y Salud Familiar cuando el intérprete de Servicios Colaborativos para la Familia (FSC) no está disponible y ocasionalmente ayudar a otros departamentos del condado con la interpretación de formularios verbales y escritos.  Traduce formularios que están escritos en inglés a español. 
  • Actividades delegadas del asistente de caso, incluido el apoyo administrativo a los clientes y administradores de casos.  Preparar y procesar formularios, solicitudes y otros documentos, incluida la actualización de planes de atención y la presentación de acuerdos de servicio y documentos de evaluación.  Preparar expedientes de casos e informes para nuevos clientes, evaluaciones y reevaluaciones.  Mantenga archivos, complete tareas administrativas, comuníquese con administradores de casos, clientes y agencias externas. Ayudar a los administradores de casos con referencias, coordinar el transporte y pedir suministros/equipos para los clientes.  Recopila datos para auditorías estatales y de planes de salud. 
  • Mantiene la confidencialidad; sigue y comprende las leyes y políticas de HIPAA y privacidad de datos. 
  • Administrador de Redes Sociales designado; mantiene y actualiza la página web de salud pública y la página de Facebook. 
  • Deberes delegados de preparación para emergencias de salud pública, incluidos MN Responds y MDH (Departamento de Salud de Minnesota), administrador del espacio de trabajo y contacto las 24 horas del día, los 7 días de la semana.  Reconoce las Alertas y Avisos de Salud enviados a Salud Pública por el MDH y los remite a los hospitales, clínicas y socios de la Red de Alertas de Salud (HAN); Monitorea y rastrea las tasas de respuesta. 
  • Asiste al Sanitarista con la administración del Acuerdo de Delegación de MDH manteniendo la base de datos de los establecimientos, procesando solicitudes, enviando facturas, cobrando pagos y equilibrando depósitos; emite licencias y permisos después de la aprobación del Sanitario. 
  • Programa citas para los clientes de WIC y administra el flujo de clientes durante los días de clínica. Transmite mensajes electrónicos, mensajes de texto de citas y recordatorios a través del software One Call Now. 
  • Programa citas dentales y retiros del mercado para el programa Sonrisas Saludables; recopila datos de la Medida de rendimiento relacionados con las tarifas. Brinda apoyo administrativo al higienista dental registrado en los días de clínica. 
  • Mantiene y actualiza los horarios de los asistentes de salud en el hogar y las amas de casa; Horarios de suscripciones para vacaciones. 
  • Ayuda con la orientación y capacitación de la oficina para el nuevo personal y los estudiantes. 
  • Proporciona orientación, dirección de trabajo y supervisión a los empleados administrativos temporales según sea necesario. 
  • Participa en las actividades de Mejora Continua de la Calidad (QI) y Gestión del Desempeño (PM); trabaja para lograr la equidad en salud abordando los determinantes sociales de la salud. 

Conocimientos, Habilidades y Destrezas 

Conocimiento completo de las políticas, de los procedimientos y de las directrices del condado; habilidad integral en el manejo de equipos de oficina estándar y hardware y software relacionados, incluidos Microsoft Word, Excel, Publisher, Access; HUBERT (WIC), MN-ITS, MMIS, MIIC (Registro de vacunas), CHAMP (software clínico), CATCH (C&TC), FAP (Programa Follow Along), Application Extender, Bridgeview (BC/BS), MnCHOICES, MnSP, Infoview, One Call Now; habilidad completa en el uso de software de contabilidad estándar; Habilidad completa para crear informes, registros, archivos y estados de cuenta de acuerdo con estándares predeterminados; habilidad completa en la composición de publicaciones y correspondencia; habilidad minuciosa para recopilar y organizar información en un formato comprensible; capacidad para calcular tasas, ratios y porcentajes; capacidad para trabajar con clientes con diversos orígenes; Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con el personal y el público en general: Capacidad para hablar español muy deseada. 

Educación y Experiencia 

Diploma de escuela secundaria o GED y experiencia moderada trabajando en un puesto de apoyo administrativo, o una combinación equivalente de educación y experiencia. 

Requisitos físicos 

Este trabajo requiere el esfuerzo ocasional de hasta 50 libras de fuerza; El trabajo regular requiere sentarse, hablar u oír, usar las manos para tocar, manipular o sentir y movimientos repetitivos, con frecuencia requiere pararse y alcanzar con las manos y los brazos y ocasionalmente requiere caminar, trepar o mantener el equilibrio, agacharse, arrodillarse, agacharse o gatear, empujar o tirar y levantar; el trabajo tiene requisitos de visión estándar; La comunicación vocal es necesaria para expresar o intercambiar ideas por medio de la palabra hablada; El oído es necesario para percibir la información a niveles normales de la palabra hablada; el trabajo requiere preparar y analizar datos escritos o informáticos, operar máquinas y observar el entorno general y las actividades; El trabajo ocasionalmente requiere exposición a condiciones climáticas exteriores, uso de un aparato de respiración autónomo, exposición a patógenos transmitidos por la sangre y puede requerir el uso de equipo de protección personal especializado y exposición a enfermedades transmisibles; El trabajo se realiza generalmente en un lugar moderadamente ruidoso (por ejemplo, oficina comercial, tráfico ligero). 

Requisitos especiales 

Se proporcionará capacitación aplicable para obtener conocimientos a nivel de departamento. 

Otros requisitos 

El titular puede encontrar datos no públicos en el curso de estas funciones. Cualquier acceso a datos no públicos debe limitarse estrictamente al acceso a los datos que son necesarios para cumplir con la responsabilidad laboral. Mientras se accede a los datos, el titular debe tomar medidas razonables para garantizar que las personas sin una razón laboral no accedan a los datos no públicos. Una vez finalizado razonablemente el motivo de trabajo para acceder a los datos, el titular deberá almacenar adecuadamente los datos no públicos de acuerdo con lo dispuesto en el Cap. 13. Si una nueva asignación de trabajo requiere acceso a datos no públicos, el titular puede acceder a datos no públicos únicamente para los fines de la asignación de trabajo. Cualquier acceso a datos no públicos debe limitarse estrictamente a los datos necesarios para completar la asignación de trabajo y, una vez completada la asignación, la asignación de trabajo del empleado ya no requiere acceso. 

 

Cualificaciones Mínimas 

  1. Diploma de escuela secundaria o GED.  
  2. Licencia de conducir válida en el estado de MN.  
  3. Experiencia moderada trabajando en un rol de apoyo administrativo, o una combinación equivalente de educación y experiencia.
  4. Algunos conocimientos y experiencia trabajando en o con programas de salud pública.

 

Salario/Beneficios: Rango salarial es $24.92-$35.23 por hora más seguro médico, seguro de vida, plan de jubilación, pago de vacaciones/enfermedad/días festivos y muchos otros beneficios voluntarios. 

 

 

 

Contact information: 

Sarah Pint 

Le Sueur County Human Resources 

88 S. Park Avenue, Le Center, MN  56057 

Telephone: 507-357-8579 -  Fax: 507-357-8607 

Email: hr@lesueurcounty.gov

 


Deadline:  Open until filled. Reviewing applications July 29, 2025. 

 


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